Perusahaan yang terus tumbuh tidak lepas dari penggunaan Key Performance Indicator (KPI) baik di level bisnis secara keseluruhan maupun proses di setiap divisinya. Penggunaan KPI di setiap level memiliki kesamaan yakni untuk mencapai tujuan.
Para stakeholder tentu akan melihat KPI dari sisi bisnisnya. Di sisi lain, manajemen akan menggunakannya untuk proses bisnis yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Keduanya saling berkaitan sebab apabila KPI pada proses bisnis tercapai, tentu akan berujung pada pencapaian target bisnis perusahaan secara keseluruhan.
Lantas, apa itu KPI? Untuk memahami Key Performance Indicator secara menyeluruh, sebaiknya kamu mempelajarinya mulai dari definisi KPI hingga contohnya. Ini sangat kamu butuhkan, terlebih apabila saat ini kamu sedang memimpin organisasi dan menginginkan pencapaian terbaik.
Pencapaian yang terbaik bermula dari wawasan. Karena itulah secara khusus artikel tentang KPI ini ditulis untuk mendukungmu mencapai tujuan yang kamu inginkan.
Bacaan Lain: Apa Itu OKR (Objective nad Key Results)? Ini Penjelasan Lengkapnya
Apa Itu KPI?
Seperti yang kita tahu, KPI adalah singkatan dari Key Performance Indicator yang merujuk pada suatu nilai untuk mengukur kinerja individu atau organisasi untuk mencapai target. Tujuan penggunaan KPI sendiri adalah untuk mengevaluasi kinerja atas hasil yang telah tercapai.
Apabila kamu adalah seorang CEO atau investor, tentu kamu akan menggunakan KPI untuk mengukur seberapa efektif kinerja perusahaan untuk tubuh dan menghasilkan keuntungan. Penggunaan KPI seperti ini cenderung bersifat menyeluruh untuk menilai keseluruhan suatu bisnis. Klipfolio menyebut KPI sebagai High-level KPIs.
Di sisi lain, apabila kamu berada di level Midle Manager non-keuangan seperti manajer pemasaran atau supervisor, penggunaan Key Performance Indicator yang kamu gunakan adalah untuk proses bisnis. KPI jenis ini termasuk dalam katerogi Low-level KPIs. Nah, di sinilah kinerja suatu divisi atau individu akan terlihat dan dapat kamu evaluasi berdasarkan nilai ukur yang manajemen tetapkan.
Jenis-jenis Key Performance Indicator
Sebelumnya kita mengetahui KPI berdasarkan tingkatan penggunaannya. Selanjutnya, kamu akan mengetahui jenis-jenis KPI berdasarkan objektifnya.
Key Performance Indicator berdasarkan objektif penggunaannya terdiri dari KPI finansial dan KPI non-finansial. Lebih lanjut, kamu bisa mempelajari perbedaan dari keduannya melalui penjelasan berikut ini:
KPI Finansial
Jenis KPI finansial secara khusus manajemen gunakan mengukur kinerja terkait keuangan suatu organisasi. Beberapa indikator yang ada pada jenis KPI ini bertujuan mengevaluasi kinerja keuangan yang menggambarkan kondisi keuangan. Berikut ini adalah beberapa indikatornya untuk memperkirakan ketahanan suatu bisnis apabila terjadi penurunan kinerja secara tiba-tiba:
KPI Laba Kotor
Laba kotor (gross profit) bisa kamu hitung dari hasil pengurangan pendapatan perusahaan dengan harga pokok penjualan (HPP). KPI laba kotor adalah sebagai alat ukur manajemen atas hasil pengurangan tersebut.
Apakah setiap jenis perusahaan memiliki standar KPI laba kotor yang berbeda? Tentu saja, ini bergantung dari kebijakan manajemen yang menentukan ukuran laba kotor yang ingin perusahaan raih.
KPI Laba Bersih
Labar bersih (net profit) bisa kamu ketahui dengan mengurangi laba kotor dengan biaya operasional perusahaan seperti pajak, gaji karyawan, atau bunga bank. Laba bersih menggambarkan keuntungan yang sebenarnya atas pendapatan yang perusahaan peroleh.
Tingkat keuntungan yang perusahaan tentu membutuhkan KPI khusus. Karena itulah KPI laba bersih menjadi alat ukur manajemen untuk mengevaluasi net profit perusahaan setiap bulan atau periode akuntansi.
KPI Margin Laba Kotor
Margin laba kotor (gross profit margin) bisa kamu ketahui dengan membagi laba kotor dengan pendapatan perusahaan, kemudian mengalikannya dengan seratus. Jenis margin ini menjelaskan tingkat laba kotor yang ada di suatu perusahaan.
Penggunaan KPI margin laba kotor berfungsi untuk mengukur tingkat laba kotor berdasarkan pendapatan perusahaan. Manajemen membuat Key Performance Indicator ini dengan ukuran tertentu untuk mengindikasikan performa perusahaan.
KPI Margin Laba Bersih
Margin laba bersih (net profit margin) bisa kamu hitung dengan membagi laba bersih dengan pendapatan perusahan, kemudian mengalikannya dengan seratus. Tujuannya agar manajemen mengetahui tingkat laba bersih pada periode akuntansi tertentu.
KPI laba bersih akan manajemen gunakan untuk mengukur tingkat laba bersih dari pendapatan perusahaan selama periode akuntansi. Tentu saja, dalam menentukannya akan berbeda di setiap perusahaan, apalagi perusahaan dengan fokus industri yang berlainan industri.
KPI Rasio Lancar
Setiap perusahaan memiliki aktvitas keuangan yang menjadi siklus selamam periode akuntansi. Di dalamnya ada terdapat aset lancar (currenct assets) dan kewajiban (currenct liabilities). Manajemen membutuhkan informasi dari dua variabel tersebut melalui perbandingan yang disebut rasio lancar (current ratio).
Manajemen menggunakan KPI rasio lancar untuk melakukan pengukuran terhadap kinerja keuangan neraca likuiditas. Ini sangat berguna untuk mengetahui kesehatan keuangan suatu perusahaan.
KPI Non-finansial
Berbeda dengan KPI finansial yang mengukur secara langsung kinerja keuangan, KPI non-finansial bertujuan untuk mengukur dari sisi lain seperti pemasaran, sales, atau sumber daya manusia. Misalnya, rasio pelanggan baru, perputaran keluar masuk karyawan, kepuasan pelanggan, dan sebagainya.
Bacaan Lainnya: Mengenal Segementasi Pasar dan Manfaanya untuk Bisnis
Apa Manfaat KPI bagi Perusahaan?
Perusahaan membutuhkan informasi seperti apa pencapaian kinerja organisasi. Informasi yang valid akan memudahkan pimpinan untuk membuat keputusan strategis atas permasalahan yang ada melalui evaluasi yang tepat. Ini menjadi alasan bagi perusahaan untuk mengambil manfaat KPI. Di antara manfaat yang akan perusahaan peroleh dari Key Performance Indicator adalah berikut ini:
KPI menyajikan informasi valid
Informasi adalah aset berharga bagi manajemen untuk membantu pengambilan keputusan. Informasi ini akan mempengaruhi kualitas dan kecepatan keputusan yang dihasilkan sehingga mampu mengurangi kesalahan organisasi pada periode selanjutnya.
Mendapatkan key performance Indicator report yang tersistem
Pada posisi puncak manajemen, kamu pasti akan membutuhkan High-level KPIs untuk mengetahui kinerja perusahaan. Informasi yang tersaji dari KPI reports yang tersistem akan memberikanmu informasi terpadu untuk memikirkan strategi baru untuk masa yang akan datang agar organisasi berada pada performa terbaiknya.
Membandingkan pencapaian tiap divisi
Mencapai tujuan perusahaan berarti harus memastikan tujuan setiap divisi tercapai. Untuk melakukannya, pimpinan membutuhkan KPI reports dari setiap divisi untuk melakukan perbandingan. Dengan membandingkan perkembangan yang ada, ini tentu akan membantunnya melakukan evaluasi dan berdiskusi untuk membuat rencana perbaikan strategis yang tepat untuk divisi yang masih mengalami penurunan kinerja
Peta pertumbuhan organisasi
KPI bisa berfungsi sebagai peta bagi perusahaan untuk tumbuh pada titik harapan manajemen. Peta ini kemudian terbagi berdasarkan KPI divisi untuk dibagi kembali menjadi beberapa bagian kepada anggota tim. Dengan cara ini, setiap karyawan mengetahui dan bertanggung jawab untuk berkontribusi sesuai tujuan perusahaan.
KPI memang begitu penting, hanya saja alat ini sangat bergantung kepada siapa yang menerima informasi untuk melakukan evaluasi, seseorang yang pengambilan keputusan, dan pelaksana. Peran dari ketiga subjek tersebut merupakan siklus yang melibatkan analyst, head of division, dan manajer.
Bagaimana Mengukur Key Performance Indicator?
KPI bukan alat ukur yang selesai dalam sekali proses pembuatan. Kamu harus terus melakukan evaluasi dan terus melakukannya agar organisasi berada pada jalur yang tepat sehingga tujuan perusahaan tercapai. Untuk mengukurnya, kamu membutuhkan kerangka SMART (spesific, measurable, attainable, relevant, time-bound).
SMART adalah suatu pondasi agar suatu KPI yang telah kamu buat akan mengarahkan kinerja organisasi untuk mencapai tujuan. Kamu bisa mengukurnya menggunakan SMART dengan menjawab beberapa pertanyaan berikut ini:
- Apakah tujuanmu cukup spesifik?
- Mampukah kamu mengukur kemajuan terhadap target yang sudah ditetapkan?
- Apakah tujuan itu cukup realistis untuk kamu raih?
- Bagaimana relevansi tujuan itu dengan perusahaan yang kamu kelola?
- Seperti apa kerangka waktu yang kamu tetapkan agar mencapai tujuan itu?
Bacaan Lainnya: Mengenal AIDA dan Manfaatnya dalam Digital Marketing
Contoh Key Performance Indicator
Akan lebih lengkap apabila menjelaskan apa itu KPI menggunakan contoh konkret sehingga kamu memiliki gambaran sebelum membuatnya. Contoh KPI juga akan membantumu memperoleh kerangka untuk menentukan variabel KPI dan memberikan bobot penilaian.
Anggaplah kamu ada seorang manajer pemasaran dari perusahaan ritel yang telah membuka beberapa gerai toko. Karena untuk mencapai tujuan perusahaan, kamu akan membuat KPI toko sehingga mampu mencapai target setiap bulannya.
Setelah mempertimbangkan tren penjualan tahunan periode sebelumnya, kamu memperoleh informasi untuk membuat KPI sesuai dengan kerangka SMART. Akhirnya, kamu menyusun KPI toko berikut ini:
| Key Results | KPI | Weight of KPI | Target | Actual | Achievement | Final Score |
| Sales revenue | Selling of corporate product % Growth of sales | 15 15 | 30 days 10% | 25 days 9% | 83 90 | 12.5 13.5 |
| Transaction | Average transaction per customer % Growth of average transaction per customer | 10 10 | IDR 30K 10% | IDR 31K 11% | 103.3 110 | 10.3 11 |
| Inventory | % out of stock % damaged goods | 10 10 | 1% 1% | 0.9% 0,8% | 90 80 | 9 8 |
| Promotional tools | Promotional banner in front of store Product display in cashier area Price card on displayed product | 10 10 10 | 1 banner 10 displayed products 30 price cards | 1 banner 10 displayed products 30 price cards | 100 100 100 | 10 10 10 |
| 100 | 94,3 |
Seorang manajer akan melihat Key Performace Indicator sebagai pertimbangan untuk melakukan evaluasi dan berdiskusi dengan tim dalam pencarian solusi strategis apabila skor masih di bawah standar KPI perusahaan. Solusi tersebut akan segera mendapatkan tindakan yang konkret dari tim toko.
Penggunaan lain dari KPI adalah untuk menilai kinerja karyawan sebagai syarat untuk memperoleh rewards atas pencapaian target. Dalam menentukan seberapa besar nilai rewards, biasanya manajemen menggunakan range untuk menentukannya.
Misalnya, apabila tim toko mencapai target antara skor 80-90% dari Key Performance Indicator, maka besar rewards adalah 80%. Sedangkan apabila mencapai 90-99%, maka akan mendapatkan 90% rewards. Kemudian, apabila pencapaian lebih dari 100%, maka tim toko memperoleh seluruh rewards yang manajemen janjikan.
Kesimpulan
KPI (key performance indicator) adalah alat ukur manajemen untuk menggali informasi kinerja tim dan individu untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam penyusunannya, manajemen akan mempertimbangkan kerangka SMART (spesific, measurable, attainable, relevent, time-bound) agar KPI perusahaan mampu tercapai.
Proses penyusunan KPI tidak sebatas sekali saja tetapi manajemen akan melakukan evaluasi secara berkelanjutan yang sesuai dengan kondisi perusahaan dan pasar. Penggunaan KPI yang mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal perusahaan tentu akan lebih relevan dan realitis untuk tercapai.
Apabila membutuhkan bantuan untuk mencapai Key Performance Indocator perusahaan lebih cepat melalui pemasaran digital, sebaiknya kamu mulai mencari layanan digital agency terbaik. Layanan ini akan kamu peroleh dari Apookat sebagai mitra profesional untuk meraih target penjualan melalui internet. Hubungi konsultan terbaik kami untuk mendapatkan solusi terbaik.
